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事務代行業のメリット・デメリット
アウトソーシング市場は右肩上がり
「少子高齢化による人手不足」により、近年ではBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）市場も右肩上がりの状況が続いております。
BPOとは「企業運営上の業務やビジネスプロセスを専門企業に外部委託する(※1)」ことで、企画から運営まで、ある部門の全てを外部委託することです。
当社が提供させて頂いております業務は、もっと狭い部分の外部委託ではございますが、広義のBPOとなりますので、この市場の動向を指標として注目しております。
事務代行業のメリット・デメリット
さて、本題に移りまして、今回は弊社がご提供させて頂いております事務代行業に委託される場合のメリット・デメリットにつきまして、簡単ではございますがまとめさせて頂きます。
【事務代行業に委託するメリット】
A．業務が効率化できる。
自社で対応するコア業務と、委託する仕事を分けることで、自社での仕事量がスリム化でき、業務の効率化が図れます。また、オーバーワークも削減できます。
B. 会社業績の向上が図れる。
上記Aにより、経営資源をコア業務に集中でき、会社業績の向上が図れます。
C. 自社人材を雇う必要がないため、人件費の削減につながる。
必要な時だけ委託すればよいので、常時雇用で人材を確保する必要がございません。結果、人件費の削減となります。
D．設備を導入する必要もないので、設備費の削減にもつながる。
弊社の場合は基本的に自社内での作業ですので、お客様の事務所にお伺いして作業させて頂く場合のように、PC等の事務用品や消耗品費、設備費その他の費用はかかりません。
【事務代行業に委託するデメリット】
A. 外注化の際は、同一レベルを保持するための品質管理が必要
完成品について、委託業者に自社が実施した場合と同レベルの品質を保持してもらうためには、新たな品質管理の手間がかかる懸念が生じます。
➡弊社では、過去の資料をご確認させて頂き、十分なヒアリングを行い、お客様がお求めの品質を把握させて頂きます。作業報告書など、部数を複数ご依頼頂いた場合は、最初の1部目が終了した時点でご確認をお願いしております。
B. 機密情報の漏洩リスクがある。
お客様からお預かり致しました情報が漏洩するというリスク懸念が生じます。
➡これが一番の懸念材料ではないでしょうか。私共の対策と致しましては、第一に、秘密保持契約を締結させて頂き、私共がお預かりした情報の秘密保持を遵守させて頂く事が大前提となります。
第二に、サイバー・情報漏洩等の賠償責任保険に加入させて頂いておりますことで、万が一のお客様の損害に備えております。
第三に、ファイル授受時のセキュリティ対策につきまして、どの様な方法とさせて頂くかを、お打合せの上、決定させて頂きます。
C. ノウハウが蓄積しない。
自社にノウハウがないものを委託業者さんに委託された結果、依頼会社様が委託業者さんに任せきりにしたり、委託業者さんもマニュアル等の書類を残さなかったために、会社のノウハウとして何も蓄積されないことがあるようです。
➡例えば一つの部署を丸ごと代行された場合はそのような事も起こり得ますが、弊社の業務は、他社様も日常で実施されている業務の代行ですので、特別なノウハウはございません。
D. 委託費がかかる。
これは、代行業者に委託するより、社員の方が作業された方が割安であったということかと存じます。
➡こちらに関しましては、大まかではございますが比較のページをご用意してございますので、ご参考頂けましたら幸いです。
事前に十分なお打合せを！
代行業を依頼される場合は、代行業者様と事前に十分お打合せをされて、ご不明な点やご不安な点は、ご契約前までにお互い解決しておくことが大切かと存じます。
弊社では事前に資料の確認、十分なヒアリングやお打合せを実施させて頂き、ご納得頂いた上でのご契約となります。あとから「こんなはずではなかったのに・・」といった事態を招かぬよう、誤認識の防止に努めております。
(※1)引用：ウィキペディア
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2024/04/16【新着】【掲示板ページ】掲示板の受託希望会社様に対して、施設定期清掃委託のご応募を頂き、お話を進めております。
